ONAYLANAN PROJELERİN MALİ RAPORLAMA ÇALIŞMASI
EVRAKLAR LİSTESİ VE İSTENEN BİLGİLER
A) TÜBİTAK tarafından onaylanan AGY101 yada AGY100 formu, varsa değişikliklerle beraber (revize edilmiş haliyle) e-mail olarak,
B) TÜBİTAK Proje Destek Karar Yazısı,
C) Ar-Ge Konusu makine ya da ürün satıldı ise kesilen Satış faturası,(satış faturası proje bitiş tarihinden önce kesilmemeli, özellikle Kamu’ya proje konusu makine ya da ürün satıldı ise destek reddedilir).
D)CProjede kullanılacak tüm gider faturalarında “Bu faturada belirtilen toplam tutarın ………..TL’si ……….. numaralı TÜBİTAK – TEYDEB projesi için kullanılmıştır.” ibaresi yer alması gerekmektedir. Bu ibare için kaşe yaptırılmalıdır.
E) HARCAMA VE GİDER BELGELERİ, FATURA, İRSALİYE, MUAVİN DÖKÜMLERİ VE AŞAĞIDAKİ DİĞER BELGELERİN ÜZERİNE ASLI GİBİDİR KAŞESİ VURULDUKTAN SONRA ŞİRKET UNVANI VEYA UNVANI İÇEREN ŞİRKET KAŞESİ ÜZERİNE ŞİRKET YETKİLİSİ TARAFINDAN İMZALANMASI GEREKMEKTEDİR.
F) Banka ve çek ödemelerine ait banka dekontlarının ya da banka ekstrelerinin ilgili banka tarafından kaşeli imzalı teyidi.
G) TRANSFER ÖDEMESİ olanlar için ilgili özel TÜBİTAK banka hesabına transfer ödemesi geldiği tarihten MM raporu yazılıncaya kadarki hesap hareketlerini gösteren banka hesap ekstresi banka onaylı teyidi,
H) Personel Giderleri (G011);
- Proje başlangıç tarihinden itibaren SGK hizmet dökümleri (prim hizmet belgeleri), tahakkuk fişleri, ödeme makbuzları, ücret bordroları, maaş ödemelerine ait banka dekontları ya da banka ekstresi (banka tarafından kaşeli imzalı teyidi)
- Projede çalışan personele ait öğrenim durumlarını gösteren diploma fotokopileri (bazılarında mezuniyet tarihleri diplomanın arka sayfasında olduğundan diplomaların önlü arkalı fotokopisi), işe giriş bildirgeleri,
- AR-GE işçiliklerine ait 335, 360, 361, 720 hesapların muavin dökümleri, bunların 750 ve 263 hesaplara taşınma kayıtları
- İlgili aylara ait (Proje süresince) Muhtasar Beyannameleri, tahakkuk fişleri ve vergi alındıları,
- Projede çalışan personel işten ayrılırsa ya da projeye yeni dahil olan personel var ise işe giriş bildirgeleri, öğrenim durumlarını gösteren diploma fotokopileri ayrıca cv’leri, projedeki görev ve unvanları, adam/ay oranları
- Projede çalışan personellerden KOSGEB Nitelikli Eleman desteğinden yararlananlar var ise bunların kapsam dışına alınması için tarafımıza bildirilmesi,
- Projede firma ortakları, Yönetim Kurulu Üyeleri (Anonim Şirketler) ve Müdürlerinin (Limited Şirketler) görev alması durumunda, bunlara ilişkin personel giderlerinin belgelenmesi (tüm belgeler firma onaylı olarak) aşağıdaki şekilde gerçekleştirilmelidir;
- Özellikle start-up firmalarında mühendis olan ortaklar projede görev alıp, çoğu ortak Bağ-Kur’lu. Bu durumda proje başlama tarihinde genel kurul kararı alınması gerekmektedir. Ancak yeni güncelleme ile 01 Ocak 2024’ten itibaren ortakların projede görev alıp destek almaları ancak mikro işletmeler için söz konusu olacaktır.
- Anonim şirketlerde; Projede görev alan Yönetim Kurulu Üyelerine tutarı esas sözleşme ile veya genel kurul kararı alınması şartıyla ücret ödenebilir. Yapılan ücret ödemeleri ile ilgili:
- ücret ödemesinin başladığı tarihi,
- ücret tutarının tespiti (ücret tutarı açıkça belirtilmedir) ve tayinini gösteren Genel Kurul Toplantı Tutanağı’nın (ücretler Genel Kurul Toplantı Tutanağı’nın düzenlendiği tarihten itibaren destek kapsamına alınır ve geçmiş tarihlere yönelik alınan kararlar dikkate alınmaz),
- Limited şirketlerde: Projede görev alan şirket Müdürlerine yapılan ücret ödemeleri ile ilgili:
- ücret ödemesinin başladığı tarihi,
- ücret tutarının tespiti (ücret tutarı açıkça belirtilmedir) ve tayinini gösteren Genel Kurul Kararı
İ) Seyahet Giderleri (G012);
- Proje ile ilgili seyahat giderlerine ait faturalar, ilgili faturalara ait irsaliye fotokopisi ve ödeme evrakı ile bu faturaların kaydedildiği hesabın muavin dökümü,
- İlgili seyahate ait Elektronik Yolcu Bileti
J) Alet/Teçhizat/Yazılım/Yayın Giderleri (G013);
- Proje ile ilgili Alet/Teçhizat/Yazılım/Yayın giderlerine ait faturalar, ilgili faturalara ait irsaliye fotokopileri ve ödeme evrakı ile bu faturaların kaydedildiği mahsup fişleri ve ilgili hesapların muavin dökümleri
- İthal alımlarda, Gümrük Giriş Beyannamesi, ithalat faturası, Gümrük Vezne Alındısı ve faturada belirtilen döviz tutarının transferine ait banka dekontu
- Finansal Kiralama Leasingle alınan alımlarda Aylık Kira taksitlerine ait faturalar ve ödeme belgeleri, ayrıca finansal kiralama sözleşmesi ve ödeme planı
- İlgili hesapların 750 ve 263 nolu hesaplara amortisman kayıtlarının aktarılması
K) Yurtiçi AR-GE Kuruluşlarına Yaptırılan İşler (G014);
- Proje ile ilgili Yurtiçi AR-GE Kuruluşlarında Yaptırılan İşlere ait fatura ve ödeme evrakı ile bu faturaların kaydedildiği hesabın muavin dökümü,
- Yurtiçi AR-GE Kuruluşu ile yapılan sözleşme yada protokol söz konusu sözleşmede, alınan hizmete ilişkin ayrıntılı açıklama yer alması gerekmektedir.
- 730 yada 750’den 263 nolu hesaplara aktarılmasının kayıtları
L) Danışmanlık Hizmeti ve Diğer Hizmet Giderleri (G015);
- Proje ile ilgili hizmet alımlarına ait faturalar, ilgili faturalara ait irsaliye fotokopileri ve ödeme evrakı ile bu faturaların kaydedildiği hesabın muavin dökümü,
- Danışmanlık sözleşmelerinin fotokopileri, söz konusu sözleşmede, alınan hizmete ilişkin ayrıntılı açıklama yer alması gerekmektedir.
- 730 yada 750’den 263 nolu hesaplara aktarılmasının kayıtları
M) Malzeme Giderleri (G016);
- Proje ile ilgili olarak alınan malzemelere ait satıcı faturaları, ilgili faturalara ait irsaliye fotokopileri, 320 satıcı hesaplarının ve ilgili 150 hesaplarının muavin dökümleri, firmalara yapılan ödemelerle ilgili banka dekontları, çek fotokopileri ve çeklerin ödendiğine dair banka dekontları,
- Ar-Ge kapsamındaki proje için malzeme sarflarına ait tutarlandırılmış stoktan çıkış sarf listeleri, ilgili 150 hesapların muavin dökümleri
- İthal alımlarda, Gümrük Giriş Beyannamesi, ithalat faturası, Gümrük Vezne Alındısı ve faturada belirtilen döviz tutarının transferine ait banka dekontu
- Proje önerisi tahmini maliyet listesinde yer alan malzeme kalemlerini fatura üzerinde sıra numaralarını belirtilerek eşleştirmenin yapılması. Ayrıca bazı kalemler proje ile ilişkilendirilemediğinden kapsam dışına alınıyor. Fatura üzerinde ilgili sıra numaralarını yazarlarsa hem denetim zamanı kısalır hem de kapsam dışına alınmaz. İlave malzeme kalemleri var ise faturaların üzerlerine kurşun kalemle gerekçelendirilmesi mutlaka yazılmalıdır.
- 150’den 750 ve 263 nolu hesaplara aktarılmasının kayıtları
N) Bilanço ve Gelir Tablosu ile Firma Bilgileri;
- Son yılın Bilanço ve Gelir Tablosu (Vergi Dairesi veya YMM tarafından tasdikli)
- Proje süresi içinde verilen geçici vergi beyannameleri ve eki gelir tablolarının düzenlenmesine esas olan yansıtmalar kapatılmadan önceki mizanlar,
- Cari yılın Defter bilgileri, onay makamı, onay tarihi, yevmiye numaraları ve defterlerin noter tasdiklerinin olduğu sayfaların fotokopileri, (e-defter başvuru ve onay e-maili, e-defter/e-berat tarih ve numarası)
- Firma ortaklarının T.C. kimlik numaraları, görev/unvanları, hisse oranları, hisse miktarları ve ortaklar pay defterinin ilgili sayfalarının fotokopileri,
- İmza Sirküleri,
- Ticaret Sicil Gazeteleri (kuruluştan itibaren değişikliklerle beraber) fotokopileri,
- KOBİ Beyannamesi
- TÜBİTAK hibesinin yatırılacağı banka hesap nosu,
