Prof. Dr. Atila BAĞRIAÇIK
Ulusal ve Uluslar arası Ar-Ge ve Yenilik Hibe
Fonları Uygulayıcısı, YMM
Yılsonuna yaklaştığımız şu günlerde firmalar tarafında onaylanan projelerinde değişiklik talepleri bize gelerek, TÜBİTAK mevzuatına göre ne yapabileceklerini sormaktadırlar. Aşağıda hem TÜBİTAK mevzuatına göre değişiklik türleri hem de uygulamada karşılaştığımız konular analiz edilmektedir. Böylece firmalara değişikliklerin yönetimi konusunda yardımcı olunması amaçlanmaktadır.
AGY 300
TÜBİTAK Ar-Ge ve Yenilik projesi kabul edilen firmalar hibe desteği için; mali rapor, dönem raporu ve Yeminli Mali Müşavirlik Proje Harcamaları Değerlendirme ve Tasdik Raporu’ndan oluşan Ar‐Ge Yardımı İstek Formu (AGY 300 )ile TÜBİTAK’a;
I.Dönem : ( 1 Ocak – 30 Haziran ) – 30 Eylül’ e kadar
II.Dönem: ( 1 Temmuz – 31 Aralık ) – 31 Mart’a kadar başvururlar.
Dönem raporu, projenin dönemsel teknik gelişmelerini sunmak için hazırlanır. Çoğu kez önerilen projede, proje süreci içinde aşağıdaki değişikliklerin yapılması gerekli olabilir. Değişiklik talepleri, AGY300’ün Dönem Raporu içinde Proje Değişiklik Bildirimi bölümünde sunulur.
TÜBİTAK mevzuatına göre önerilen projedeki değişiklikler 3 ana gruba ayrılmaktadır:
PROJELERDEKİ DEĞİŞİKLİKLERİN YÖNETİMİ
TÜBİTAK mevzuatına göre önerilen projedeki değişiklikler 3 ana gruba ayrılmaktadır:
Kapsam değişikliği
İş paketleri faaliyetleri, hedefleri, çıktıları veya yöntemlerinde bir değişiklik varsa ya da projeye yeni bir iş paketi ilave ediliyorsa değişiklik gerekçesi ve proje zaman/maliyet planına etkisi ayrıntılı olarak açıklanmalıdır. Böyle bir değişiklik söz konusu olduğunda, revize AGY100 ya da AGY101’in hazırlanmasının gerekliliği konusunda TEYDEB’in görüşü alınarak, gerektiğinde revizyon hazırlanmalı ve Ar‐Ge Yardımı İstek Formu (AGY300) ile birlikte gönderilmelidir. Proje süresinin değişmesine yol açan değişikliklerde iş zaman grafiği ve M030 formları revize edilerek gönderilmelidir.
Uygulamada özellikle yenilikçi ve özgün yönlere ulaşmada izlenecek anayol olan teknik yöntem değişiklikleri (örneğin hidrolik sistemden pnömatik sisteme geçiş gibi) ve buna bağlı olarak iş paketi faaliyetleri ile malzeme değişiklikleri ve süre uzatımı değişiklikleri söz konusu olabilmektedir.
Süre değişikliği
Süre değişikliği: İş paketleri sürelerinde değişiklik olduysa açıklaması/gerekçesi belirtilmeli, iş‐zaman planına etkisi gösterilmelidir.
Proje sözleşmesinde belirtilen proje destek süresinin uzatılması talebi ilk dönem raporunda ya da ikiden fazla dönemin olduğu durumlarda en geç 2.dönem raporunda yer almalıdır. Bu talep, firmaya gelen izleyicinin de görüşü alınarak TÜBİTAK tarafından proje destek süresinin en fazla % 25 oranında bir defaya mahsus olarak artırılabilinir. Proje destek süresinin örneğin 10 ay olması durumunda 2,5 ay süresi bir üst ay olan 3 aya çıkarılır.
Bazen süre uzatımı, ilgili dönemi takip eden 3 ay sonuna kadar otomatik olarak uzamaktadır. Örneğin projenin bitiş tarihi 2013 Kasım ya da Aralık ayında bitiyor ise, AGY 300 raporu dönemi takip eden 3. Ayın sonu olan 2014 Mart ayının sonuna kadar verebilmektedirler. Burada rapor verme süresi her ne kadar otomatik olarak uzasa da, proje harcama ve gider belge ve faturalarının proje süresi içinde düzenlenmesi gerektiğini unutmamak gerekir. Bu bakımdan bazı firmalar fatura tanzim tarihlerini daha ileri bir tarihe taşımak için proje süresinde uzatma talebinde bulunmaktadırlar. Aradaki bu farka dikkat etmek gerekir.
Bütçe değişikliği
Kaynak/bütçe değişikliği: Personel, danışmanlık, hizmet alımı, malzeme alet/teçhizat/yazılım gibi proje kaynaklarındaki değişiklikler belirtilmeli, yeni personelin özgeçmişi ve yeni danışmanlık/hizmet alımı sözleşmesi eklenmelidir. Bütçe değişikliğinin hangi maliyet kalemlerinde olduğu ve gerekçesi açıklanmalı, ek bütçe talebi belirtilmelidir. TÜBİTAK mevzuatına göre bütçe değişikliği 2 alt grupta analiz edilebilir:
– Projede görev alan personelin projeye harcayacağı zamanı ifade eden toplam adam-ay değerinde %30’a kadar değişiklik izleyici değerlendirmesi ile sonuçlandırılır. %30’u geçerse izleyici ve komite değerlendirmesi söz konusudur.
Adam-ay oranları dışındaki personel değişikliklerinin uygunluğuna izleyici görüşü ile karar verilir. Örneğin projede görev alan personelin eğitim durumu proje süresince değişikliğe uğrarsa, G011-C formundaki ilgili dönemde uygulanacak sınırlar yeni eğitim durumuna göre; lise ve altı mezunu olarak başlayıp proje süresince ön lisans mezunu olursa brüt asgari ücretin 4 katı, ön lisans veya altı mezunu olup lisans ve yüksek lisans mezunu olursa 6 katı, lisans veya yüksek lisans mezunundan doktora derecesini alırsa 12 kat olacak şekilde revize edilmelidir.
– İlave bir teçhizat veya teçhizatın yeni bir modelinin alımı, malzeme miktarındaki artış, yeni bir hizmet alımı gibi personel giderleri dışındaki giderlere ilişkin nicelik veya nitelik değişiklik taleplerinden kaynaklanan toplam bütçe artışı, personel giderleri hariç bütçenin %30’unu geçmiyorsa izleyici görüşü alınarak karar verilir. %30’u aşıyorsa izleyici görüşü alınarak komite tarafından sonuçlandırılır.
– Bütçe değişikliğine yol açmayan, proje süresinin uzatılması ve diğer değişiklik talepleri izleyici görüşü çerçevesinde sonuçlandırılır.
PRATİKTE YAŞAYIP DA BİZE GÖRE DERS ALABİLECEĞİMİZ HUSUSLAR
– Proje revizyonunun AGY300 de belirtilip TÜBİTAK’a sunulmasından sonra, bize göre proje yürütücüsü bu değişikliğin takipçisi olmalı, gerektiğinde projenin TÜBİTAK’taki uzmanı ile temasa geçerek, sonucu almalıdır. Bu konuda uygulamada çok tecrübeler yaşadık. Kabul edilen değişiklikler Proje Öneri Bilgileri’ne (AGY100) ilave edilmiş kabul edilerek firmanın TÜBİTAK sayfasında görülmelidir.
– Uygulamada karşılaştığımız bir sorun; bazen projenin kabulünün geç çıkması ya da sözleşmenin geç imzalanmasından dolayı projenin 2 dönem raporunun aynı tarihte verilmekte oluşu, bu yolla hem projelerdeki gelişmeleri TÜBİTAK uzmanının ve izleyicinin izlemesi zorlaşmakta hem de revizyon talepleri geç yapıldığı için kabulü ve buna bağlı olarak gerçekleşmesi mümkün olamamaktadır. Bu bakımdan her bir dönem raporunu zamanında ve ayrı ayrı tarihlerde TÜBİTAK’a verilmesini öneririz.
– Her üç dönem, mali ve YMM raporu bir bütün olarak, birbiriyle bütünleşik ve aralarında çelişkiler içermeyecek şekilde düzenlenmelidir. Uygulamada şöyle bir yapılanma ile sıkça karşılaşıyoruz:
Proje yürütücüsü dönem raporunu ve gerektiğinde projede revizyon yaparken, mali raporu muhasebe sorumlusu proje ön bilgilerine göre hazırlamakta, sonuçta 3 rapor arasında farklılıklar oluştuğundan, izleyici geldiğinde negatif enerji verilmekte ve bazen uygulamada gördüğümüz gibi proje askıya alınabilmektedir.
SONUÇ
Projeler kapsam, süre ve maliyetlere ilişkin öngörüde bulunmayı gerektirir. Bu öngörülerin gerçekleşenle sapmalar göstermesi, sıkça karşılaşılan durumdur (karşılaşılmaz ise her şey belli olduğu için yatırım faaliyeti olarak da değerlendirilebilir). Aslında bilimsel alt yapı çalışmasını da içeren proje faaliyetinde kesinlik değil, doğruluk aranmalıdır. Öngörülerimizin daima teknik ve mali hatalar içerebileceğini, proje süresince bu hataların eleştirel analizlerle ayıklanması gerektiğini dikkate alırsak, projelerde kesinlik aramak, bilimsel değil dogmatik bir yaklaşımdır. Projelerde doğruluk demek “projelerde öngörülen çıktıların gerçekleşenle örtüşmesi” anlamındadır. Bu doğruluk da her zaman geçicidir. Bilimde ve proje faaliyetlerinde geleceğe ilişkin bilinmezlik söz konusudur. Proje süresince gerçekleştirdiğimiz faaliyet ve çalışmalarımızın, daima amaçlananın dışında istenmeyen ve beklenmedik sonuçlar verebileceğini gözden uzak tutmamak gerekir. Bunun anlamı proje süresince sebep ve sonuçlar konusunda sürekli eleştirel uyanıklık içinde olunmalıdır.
