Gülçin GÖKÇEYREK & Buse ARSLAN
Ar-Ge ve Yenilik Mali Rapor Uzmanları
GİRİŞ
TÜBİTAK ve KOSGEB Ar-Ge projelerinde özellikle İlk 5 KOBİ başlangıç projelerinde proje malzeme maliyetinin toplam maliyet içindeki payı uygulamadan aldığımız bilgilere göre ortalama %70 civarındadır. Dolayısıyla malzeme maliyet kalemine özel önem vermek gerekiyor. Bu kapsamda aşağıda uygulamadan elde ettiğimiz bazı tahmini varsayım ve bilgiler yer almaktadır. Bu bilgiler kesinlik arz etmeyen doğruya yakın bilgiler olup, tartışılarak hataların elenmesiyle doğruya daha yakın olabilecektir.
MALZEME MALİYETİNDE HATA KAYNAKLARI VE ELENMESİ SÜRECİ
-Prototip ürün ve/ ya da süreç Ar-Ge projelerinin genelde çıktısı bir makine olup, makinenin de tasarıma göre malzemeden imalatı söz konusudur. Projenin yenilikçi unsurlarını projede anlatırken, genelde mevcut durumla mukayesesinde makineyi bir bütün olarak değil de makineyi 5-7 arası ana bölüm ya da gruba ayırarak, mukayesesi yapılmaktadır. Bizce bu bölümlendirmeyi örneğin TÜBİTAK’ın <M016> formuna taşıyarak, malzemeleri listelemek gerekir. Bu şekilde formu inceleyen uzman ve hakem daha iyi bilgilendirilmiş olmakta, hatta projenin ekine makinenin katı model çizimini koyarak, üzerinde hem ana bölümleri hem de fiyatı yüksek malzemelerin yerlerini göstermek daha uygun olmaktadır.
-TÜBİTAK’ın TEYDEB Mali Rapor Hazırlama Kılavuzunda bu konu şu şekilde vurgulanmaktadır:
Malzeme Giderlerinin Gruplandırılması
Proje çıktısı ürün çok sayıda modülden/üniteden oluşuyorsa, modül/üniteyi oluşturan malzemelerden her biri ilgili modül/ünite başlığı altında M016 formunda malzemenin adı/birimi/miktarı/tutarı belirtilerek listelenmelidir.”
-Proje maliyetini forma listelerken Maliyet Sistemlerinden “Tahmini Maliyet sistemi” esas alınabilir. Sadece geçmiş dönemlerin neticelerine ve gelecekteki muhtemel gelişmelere göre istatistiki bazı hesaplarla önceden tespit edilen maliyetlere, tahmini maliyetler demekteyiz. Bunlar olması beklenen bir çeşit ortalama maliyettir ki, kesinlik dereceleri ve firma içi kontrol değerleri oldukça zayıftır. Haliyle fiilen gerçekleşen malzeme miktar ve maliyetleri esas alınarak maliyetlerin hesaplanması yöntemi olan <Fiili Maliyet Sistemi> de yaygın olarak kullanılmaktadır. Ekonomideki fiyat ve miktar hareketlerindeki değişkenlikler esas alınarak, bu sistemlerden hangisi ya da birlikte kullanımına firma karar vermektedir.
-Civata, somun, pul, vida gibi bağlantı elemanlarını tahmini maliyet listesine tek tek işlemektense toplu halde ebatları belirtilmeden adet yada kg. olarak gösterilmesi, listenin gereksiz yere uzatılmasını önlemektedir.
-Malzeme miktarları yazılırken küsüratlı miktarlar yazılmamalı, tam miktarlar yazılmalıdır.
-Projenin yapımında kullanılması öngörülen kalıplar daha sonra üretimde de kullanılacak ise TÜBİTAK mevzuatına göre %40 oransal desteklenmektedir. Kalıplar malzemeler olarak alınıp, firma bünyesinde işleniyor ise malzeme listesine kaydedilmeli, yine malzeme olarak alınıp firma dışında şekillendirme faaliyetine tabi tutulduğunda ayrıca M015 Hizmet alımları listesine fason işçilik bedeli kaydedilmelidir. Bununla birlikte kalıp bitmiş yarı mamul olarak firma dışından temin edildiğinde doğrudan M013 Alet/Teçhizat formuna işlenerek proje girişi için proformaları alınarak sisteme girilmelidir.
-Proje onaylanıp öngörülen maliyetler projede kullanılarak gidere dönüştüğünde, hibe talebi için de malzeme giderlerini listelemek gerekmektedir. TÜBİTAK’ın TEYDEB Mali Rapor Hazırlama Kılavuzunda malzeme gider listelemesi ile ilgili şöyle denilmektedir:
Malzeme alımları iki türlü belgelendirilebilir;
a) Malzemenin satın alınması,
b) Malzemenin firma stokundan kullanılması.
a) Malzemenin Satın Alınması
Proje destek süresi içerisinde proje faaliyetleri dikkate alınarak alınan malzeme giderleri G016 formunda gösterilmelidir.
b) Malzemenin Stoktan Kullanılması
Stoktan kullanılan malzemelerin fatura tarihi dikkate alınmaz. Ancak, stoktan kullanılan malzemelerin stok çıkış tarihi proje destek süresi içerisinde olmalıdır.
Buradan anlaşılacağı üzere proje süresi içerisinde malzeme alınırsa G016 formunda, daha önceden malzeme alınmış stoklarında bulunuyorsa malzemenin G016-A formunda gösterilmelidir (İthal malzemelerde proje başlangıç tarihinden geriye doğru en geç 3 ay içinde fiili ithalatı yapılmalıdır). Malzemenin stoktan kullanılması halinde muhasebe fişindeki stok çıkış tarihinin proje süresi içerisinde olmasına dikkat edilmelidir.
Yukarıdaki ifadelerden anlaşılacağı üzere proje süresi içerisinde alınan malzeme kalemlerine ait muhasebe kayıtları, ayrı bir Ar-Ge muhasebesinin oluşturulması halinde sarfın yapıldığı tarihte kayıtların yapılmasını önerirken, uygulamada aralıklı envanter yöntemini kullanan firmaların geçici vergi dönemlerinde bu malzeme kayıtlarını esas üretim maliyetleri ile beraber kayıtlarını yaptıkları gözlenmektedir. Ama unutmamak gerekir ki stoktan kullanılan malzemeler olması halinde, stoktan malzeme kullanımına ilişkin ayrı bir muhasebe fişi düzenlenmelidir.
-Kuşkusuz öngörülen maliyet ile gerçekleşen maliyet mukayesesinde çoğu kez farklılıklar ortaya çıkabilmektedir. Eksik maliyetlerin olabileceği proje süresince ortaya çıkabileceği gibi süreç içinde projenin Ar-Ge niteliği yada yönü değişerek bazı malzemeler yerine yeni malzemelerin kullanılması da söz konusu olabilmektedir. Bu tür değişiklikleri, gerekçeleri ile birlikte teknik raporda belirtmek gerekir. Malzeme maliyetini TÜBİTAK mevzuatına göre onaydan sonraki aşamada %25 arttırmak mümkündür.
-Öngörülen ile gerçekleşen malzemelerin fiyat ve miktarlarında sapmaların olması doğaldır. Bize göre aynı olması halinde; ürün, süreç veya yaklaşım büyük ölçüde oluşturulmuş kabul edilerek, Ar-Ge’si bitmiş olarak algılanabilmektedir.
-Proje malzeme maliyeti faturaları kesilirken proje öneri formundaki malzeme tanımı ile faturadaki malzeme tanımı ve ölçü birimleri birebir örtüşmeli, eğer değişiklik var ise teknik raporda gerekçeleriyle beraber açıklanmalıdır.
-Malzeme kalemlerinin proje başlangıç tarihinden önce ödeneceği gibi YMM Raporu yazılıncaya kadar mümkünse cari hesap usulü değil havale yada çek ile fatura tarih/numarası belirtilerek yapılmalı. Kısmi ödeme yapılması halinde ödenen kısım kadar hibeye tabi olmaktadır. Ödenmeyen kısım için daha sonraki dönemde ödemesi yapıldığı takdirde hibeye dahil edilebilmektedir.
SONUÇ
Ar-Ge projelerinde malzeme maliyetinin payının yüksek olmasından dolayı, bu ana maliyet unsuruna özel bir dikkat gösterilmelidir. Yukarıdaki hata kaynakları ve ortadan kaldırma sürecine hakim olmadan yapılan Ar-Ge çalışmalarında hem destek tutarı düşebilmekte hem de daha sonraki denetimlerde sıkıntılar yaşanarak, firmalar proje yapmaktan soğumaktadır. Ancak bu analizlerden görüldüğü gibi, çözümün başlangıç noktası firmanın bakış açısını iyileştirmesidir.
